A organização do espaço de trabalho vai muito além de manter um ambiente limpo e bonito. Afinal, ela se relaciona diretamente a maior produtividade e menor estresse durante as atividades.
De acordo com dados da OMS, um ambiente de trabalho propício e aconchegante pode otimizar as tarefas em até 40%. Além disso, ele favorece uma rotina mais proveitosa e com maior qualidade profissional, gerando resultados até mais expressivos quando há o uso de uma ferramenta BPMS para acompanhar e monitorar as atividades.
Por isso, preparamos esse conteúdo exclusivo que vai trazer dicas para a organização do espaço de trabalho e como aproveitá-lo da melhor maneira. Confira conosco e boa leitura!
Qual a importância da organização do espaço de trabalho?
Seja no presencial ou home office, a importância da organização do espaço de trabalho é significativa em vários aspectos. Em primeiro lugar, a organização contribui para a eficiência e produtividade, uma vez que um ambiente organizado facilita a localização de materiais, documentos e informações necessárias para a realização das tarefas diárias.
Além disso, a organização do espaço de trabalho influencia diretamente a capacidade de concentração e foco. Em resumo, um ambiente organizado reduz distrações e permite que as pessoas se concentrem mais facilmente em suas atividades, resultando em um trabalho de maior qualidade e eficiência.
Outras vantagens
A organização também desempenha um papel na imagem e na reputação profissional. Um espaço de trabalho organizado transmite uma imagem de profissionalismo, cuidado e atenção aos detalhes, o que pode impactar positivamente a percepção dos colegas, superiores e clientes.
Por fim, a organização do espaço de trabalho contribui para um ambiente mais agradável e harmonioso, promovendo o bem-estar e a satisfação no trabalho. Um ambiente organizado pode reduzir o estresse e a sensação de sobrecarga, criando um ambiente mais propício para o desenvolvimento pessoal e profissional.
Dicas práticas para manter a organização do espaço de trabalho
A seguir, relacionamos 10 soluções simples e funcionais para quem busca a organização do espaço de trabalho e não sabe como começar. Continue a leitura e veja o que pode ser realizado de forma imediata.
1 | Desapegue do desnecessário
Primeiramente, lembre-se que a acumulação de itens desnecessários pode causar desordem e distração. Sendo assim, livre-se de papéis, materiais e equipamentos que não são mais úteis.
De modo geral, mantenha apenas o que é essencial para o seu trabalho diário. Para isso, utilize pastas e organizadores para separar documentos importantes e descarte o que não é mais necessário. Isso ajudará a reduzir a desordem e ter maior organização do espaço de trabalho.
2 | Crie um sistema de arquivamento eficiente
Em seguida, utilize pastas, caixas e etiquetas para organizar documentos e materiais. Ou seja, mantenha um sistema de arquivamento claro e de fácil acesso, de preferência próximo à sua área de trabalho. Isso facilitará a localização de documentos importantes e evitará a desordem em sua mesa.
3 | Mantenha a limpeza regularmente
Não dá para falar sobre organização do espaço de trabalho sem pensar em reservar um tempo regularmente para limpar o local. Ou seja, isso inclui limpar a mesa, organizar os cabos e limpar a poeira de equipamentos eletrônicos. Manter a limpeza regular ajuda a criar um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo.
4 | Utilize organizadores e suportes para a organização do espaço de trabalho
Utilize organizadores de mesa, suportes para canetas, porta-retratos e outros acessórios para manter os itens essenciais organizados e de fácil acesso. Afinal, isso ajuda a evitar a desordem em sua mesa e mantém os itens importantes ao alcance das mãos.
5 | Estabeleça rotinas de organização
Crie o hábito de organizar o seu espaço de trabalho no início e no final de cada dia. Isso ajuda a manter a organização e evita acumular bagunça ao longo do tempo. Em resumo, reserve alguns minutos no início e no final do dia para organizar sua mesa, arquivar documentos e preparar-se para o dia seguinte.
6 | Utilize a tecnologia a seu favor
Outra forma de apostar na organização do espaço de trabalho é investir em recursos tecnológicos. Por exemplo, digitalize documentos e arquivos sempre que possível.Além disso, utilize softwares de organização e gerenciamento de tarefas para manter tudo em ordem. Isso reduz a quantidade de papel e facilita a busca por informações importantes.
7 | A Organização do espaço de trabalho deve definir áreas específicas para diferentes tarefas
Separe claramente as áreas de trabalho, de armazenamento e de descanso, se possível. Isso ajuda a manter a clareza e a separação entre diferentes atividades, evitando a bagunça e a confusão.
8 | Organize os cabos e fios
Utilize organizadores de cabos e etiquetas para identificar os fios. Além disso, evite emaranhados e facilite a identificação de cada cabo. Ou seja, torne mais fácil a manutenção e evitando acidentes.
9 | Mantenha uma lista de tarefas atualizada
Tenha uma lista de tarefas clara e atualizada, seja em papel ou em um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Isso ajuda a manter o foco e a priorizar as atividades, evitando a desorganização e a sobrecarga de trabalho.
10 | Aproveite o espaço vertical
Por fim, use prateleiras, estantes e organizadores verticais para aproveitar o espaço vertical do seu escritório. Isso ajuda a liberar espaço na mesa e a manter os itens organizados e de fácil acesso.
Conclusão
Ao seguir nossas dicas para melhor organização do espaço de trabalho, certamente você ficará satisfeito com os resultados. Além disso, conseguirá ter maior dedicação e conforto em seu momento profissional. Por isso, invista nestas técnicas e aposte em maior produção e eficiência.